Haluatko eroon paperikuiteista? Kerro toiveesi kauppiaalle — E-kuitteihin siirtyminen etenee odotettua hitaammin, sillä ostajat eivät vaadi sitä

Paperisia kuitteja ja muita asiakirjoja kertyy kotiin vielä vuosien ajan. Kokosimme ohjeet, mitkä niistä kannattaa säästää ja miten tietosuojaroskat voi hävittää.

Päivi Virta-Salo

Monet tositteet säilyvät jo verkkopankissa ja muissa sähköisissä palveluissa, mutta kassakuitteja nähdään vielä pitkään.
Monet tositteet säilyvät jo verkkopankissa ja muissa sähköisissä palveluissa, mutta kassakuitteja nähdään vielä pitkään.

Kuitin ostoksista ja takuusta saa yhä useammin sähköisessä muodossa. Silti e-kuitteihin siirtyminen etenee odotettua hitaammin.

Taloushallintoliiton johtava asiantuntija Janne Fredman arvioi runsas vuosi sitten, että muutaman vuoden päästä noin puolet kuiteista voisi olla sähköisessä muodossa. Nyt hän on eri mieltä.

— Hitaamminhan sähköinen kuitti etenee kuin toivoin. Kyse on muna ja kana -ilmiöstä. Koska tuotteiden ja palvelujen myyjien kassajärjestelmistä ei saa vielä e-kuitteja, ei ostavien yritysten taloushallinnon järjestelmiin koodata valmiuksia niiden vastaanottoon, ja päinvastoin, hän kertoo.

Fredmanin mukaan ostajapuolelta ei ole tullut riittävästi painetta myyjille e-kuittien saamiseksi.

— Nyt esillä on ollut se, että valtio ostajana edellyttäisi e-kuitteja toimittajiltaan ehkä vuonna 2025. Se voisi nitkahduttaa asiaa eteenpäin.

Koska e-kuitti yleistyy hitaasti, on kehitetty sovelluksia, joilla paperikuitti kuvataan kännykällä ja lähetetään tilitoimistoon, kertoo Fredman.

— Sovelluksissa on jopa automaattista tekstin tulkintaa.

Sähköistä kuittia säilytetään kaksi vuotta

S-ryhmässä e-kuittipalveluissa ollaan jo pitkällä. Asiakas voi ottaa käyttöön paperittoman kassa-asioinnin, jos hänellä on S-etukortti, jolla voi maksaa, tai Mobilepay-sovellus puhelimessaan.

Tällöin useimpien S-ryhmän liikkeiden kassalla saa paperisen kuitin vain erikseen pyytämällä. Sähköinen kassakuitti tulee puhelimeen noin minuutin kuluessa maksamisesta ja tallentuu sovellukseen. Kuitteja säilytetään palvelussa kaksi vuotta.

Palvelu lanseerattiin syksyllä 2016. Sähköisen kassakuittiarkiston on ottanut käyttöön 660 000 ja paperittoman asioinnin 315 000 asiakasta.

— Vuonna 2016 arvioimme, että meillä kuluu kuittipaperia vuodessa noin 81 000 kilometriä eli kahden maailmanympärysmatkan verran. Sähköisen kuitin vaikutusta paperin kulutukseen on vaikea arvioida yksiselitteisesti, sillä kuittimäärään vaikuttaa muun muassa markkinaosuuden kehitys, sanoo SOK Median asiakasomistajapalvelujen tiiminvetäjä Henri Häikiö.

K-ryhmällä ei ole vielä samanlaista palvelua, mutta sähköisten kuittien tuominen K-Plussa-asiakkaille on kehitteillä. Heidän saatavillaan on jo sähköinen takuukuittipalvelu K-ryhmän marketeissa.

Monissa liikkeissä on myös mahdollista saada kuitti sähköpostiin ja tallentaa ostajan tiedot liikkeen tietojärjestelmään tuotteen takuun ajaksi.

Päivi Virta-Salo

Asiakirjat 1.jpg

Näin säilytät asiakirjat kotona

Kotiin kertyy siis paperisia kuitteja ja muita asiakirjoja vielä vuosien ajan. Kaikkia ei kannata hävittää heti. Kokosimme oheen oppaan yleisimpien asiakirjojen säilytyksestä kotona sekä ohjeet tietosuojaroskan hävittämisestä:

Kuitit ostoksista

Yrityksillä on ollut vuodesta 2014 asti velvollisuus tarjota kuitti asiakkaalle aina, kun tämä ostaa tuotteen tai palvelun. Velvollisuus ei koske ulkona tapahtuvaa tori- ja markkinamyyntiä.

Ainakin suurimmista ostoksista kannattaa säilyttää kuitit kolmen vuoden ajan, samoin laskut ja tiliotteet.

Luottokorttiostojen kuitteja kannattaa säilyttää siihen saakka, kunnes luottoyhtiö on laskuttanut ostoksen ja edelleen vielä kolmen vuoden ajan. Erityisesti ulkomailla luottokortilla tehdyistä ostoksista kannattaa säilyttää kuitit.

Jos tuotteella on pitkä takuuaika, kuitti kannattaa säilyttää koko takuuajan. Takuuajan päättyminen ei kuitenkaan merkitse sitä, että yrityksen vastuu virheestä samalla päättyisi. Jos takuuta ei ole tai se on kulunut umpeen, myyjä vastaa virheestä kuluttajansuojalain perusteella, eikä tätä vastuuta voi rajoittaa takuun ehdoilla.

Kuluttaja voi osoittaa tuotteen ostopaikan tai -ajan ilman kuittiakin. Esimerkiksi maksukorttitosite, tiliote tai liikkeen tarra tuotteen pakkauksessa voivat todentaa ostopaikan ja -ajan. Joskus voi riittää jopa se, että tuote kuuluu liikkeen myyntivalikoimaan.

E-laskut säilyvät verkkopankissa. Monilla kauppiailla on omia sähköisiä palveluita, jonne ostoksen tiedot automaattisesti tallentuvat.

Päivi Virta-Salo

Asiakirjat 2.jpg

Pankkiasioihin liittyvät asiakirjat

Kaikista pankin kanssa tehdyistä sopimuksista laaditaan yleensä kaksi kappaletta, joista pankin pitää säilyttää omansa koko asiakassuhteen ajan. Esimerkiksi konttorissa tapahtuneiden nostojen kuitit pankin pitää säilyttää kuuden vuoden ajan.

Lisäksi pankin on säilytettävä yleisempi tilikirja-aineisto, josta näkyy esimerkiksi, mikä summa on minnekin mennyt. Tästä aineistosta ei kuitenkaan näy enää sitä, millä perusteella summa on siirretty.

Monet sopimukset on mahdollista tehdä sähköisesti, jolloin ne tallentuvat verkkopankkiin.

Jos pankki on kertaalleen toimittanut asiakkaan haluaman tiedon esimerkiksi tiliotteessa, mutta asiakas on sen hukannut, pankki saattaa periä tiedon uudelleen antamisesta maksun. Jos tietojen etsiminen vaatii virkailijan työtä, maksu voi nousta satoihin euroihin.

Vakuutuksiin liittyvät asiakirjat

Erikseen vakuutettujen ja arvokkaiden tuotteiden kuitit kannattaa säilyttää, jotta mahdollisessa varkaus- tai muussa tilanteessa voi osoittaa omistaneensa tuotteen ja siitä maksamansa summan.

Jos vahinko on todettu korvattavaksi, sen korjaamiseen ja vahingon minimoimiseen liittyvät kuitit on syytä säilyttää.

On myös tärkeää säilyttää itse vakuutuskirja, koska siinä on olennaista tietoa vakuutuksesta, kuten vakuutusnumero. Se voi helpottaa esimerkiksi vahinkoilmoituksen tekemistä.

Useilla yhtiöillä on omia sähköisiä säilytyspalveluja asiakirjoille. Jos vakuutuskirja on hävinnyt, yhtiöllä on siitä oma kappale.

Nyt esillä on ollut se, että valtio ostajana edellyttäisi e-kuitteja toimittajiltaan. — Janne Fredman

Verotukseen liittyvät asiakirjat

Niistä tiedoista, jotka ovat oikein esitäytetyllä veroilmoituksella, ei tarvitse säilyttää kuitteja. Tällaisia ovat esimerkiksi palkka- ja lainatietoja koskevat tositteet.

Säilytä kotitalousvähennystä ja omaisuuden luovutusta koskevat tositteet.

Asunnon ja työpaikan välisten matkojen kustannuksista ei tarvitse säilyttää tositteita, mutta mahdollinen ajopäiväkirja pitää säilyttää.

Jos teet lisäyksiä tai korjauksia esitäytettyyn veroilmoitukseesi, säilytä niitä koskevat kuitit ja tositteet kuusi vuotta verovuoden päättymisestä lukien.

Älä liitä kuitteja ja tositteita veroilmoitukseesi, vaan säilytä ne itselläsi. Verotoimisto pyytää niitä tarvittaessa.

Tositteet omaisuuden hankinta- ja perusparannusmenoista kannattaa säilyttää pidempäänkin. Tositteita voidaan tarvita tulevaisuudessa, jos lasketaan omaisuuden myymisestä syntyvää luovutusvoittoa tai -tappiota.

Vuokrasopimus

Vuokrasopimus kannattaa säilyttää koko vuokra-ajan. Jäljennöstä vuokrasopimuksesta tarvitaan esimerkiksi haettaessa asumistukea Kelalta. Vuokrasopimusta ja todistusta vuokran määrästä ei tarvitse toimittaa, jos Kela saa vuokrasopimustiedot vuokranantajalta sähköisesti. Lista näistä vuokranantajista löytyy Kelan verkkosivuilta.

Tietosuoja sitoo vuokranantajaa säilyttämään vuokralaisensa henkilötiedot huolellisesti. Sekä tietojärjestelmiin tallennettuja että paperille tulostettuja tietoja on säilytettävä niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi. Vuokranantajalla on oikeus säilyttää tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista. Tarpeettomat tiedot on hävitettävä tai muutettava sellaiseen muotoon, ettei vuokralaista pysty niistä tunnistamaan.

Kauppakirjat

Kauppakirjoja on hyvä säilyttää ainakin pari vuotta kaupan toteutumisen jälkeen. Etenkin asunto- ja kiinteistökauppojen kauppakirjat ja niiden liitteet kannattaa säilyttää niin, että ne löytyvät tarvittaessa helposti. Niissä on hyödyllistä tietoa, jos koti pannaan myyntiin. Kiinteistökaupoissa kauppakirjaa on tärkeää säilyttää ainakin siihen asti, kun lainhuuto on toteutunut.

Kiinteistönvälittäjällä on velvollisuus säilyttää kauppakirja viisi vuotta kaupanteon jälkeen. Osa välittäjistä säilyttää niitä pitempäänkin.

Päivi Virta-Salo

Asiakirjat 3.jpg

Näin hävität tietosuojaroskat turvallisesti

Kotiin kertyneet paperit, joissa on henkilökohtaisia tietoja, kuten henkilötunnus, voi hävittää pieninä määrinä polttamalla vaikka takassa tai silppuamalla ne paperisilppurissa. Paperipussiin pakatun silpun voi viedä paperinkeräykseen.

Jos luottaa siihen, ettei kukaan käy penkomassa pihan jäteastioiden roskapusseja, paperit voi repiä palasiksi ja hävittää muun energiajätteeksi menevän sekajätteen mukana.

Myös paikallisesta jätekeskuksesta voi tiedustella, otetaanko siellä vastaan tietosuojaroskia. Vastaanotosta peritään yleensä maksu.

Sähköisen tietosuojamateriaalin tuhoamiseen on tarjolla palveluja yrityksille muttei juuri kuluttajille.

Ainoa varma keino hävittää tiedostot on poistaa kovalevy tietokoneesta. Vanhan levyn voi tuhota esimerkiksi purkamalla sen osiin ja viemällä romun SER-jätteen keräyspisteeseen.

Markkinoilla on myös ohjelmistoja, joilla saa puhdistettua kovalevyltä tiedot niin, ettei harrastajakäyttäjä pysty niitä palauttamaan.

Niin sanotun tietoturvamuovin, kuten muistitikut, disketit ja cd-levyt, voi tuhota murskaamalla.

Sanni Haikaraisen kommentti: Verkkotiliote vei innon arkistoida

Nuorena aikuisena olin ylpeä arkistointitaidoistani. Mapitin viitseliäästi kaikki pankkiasioihin, verotukseen, vakuutuksiin, asumiseen, opiskeluun ja töihin liittyvät paperit — monet laskuistakin. Esimerkkinä toimi äitini, jonka olin nähnyt tekevän samoin. Hän oli oppinut taidon työskennellessään nuorena pankin konttorissa.

Vuosien mittaan mapit alkoivat pullistella. Kansioiden täyttäminen oli helpompaa kuin niiden perkaaminen ja vanhojen papereiden hävittäminen. Tulisijaa ei ollut, ja paperinkeräyspiste vaikutti epäluotettavalta paikalta tiliotteille ja palkkakuiteille. Repiminen taas tuntui liian vaivalloiselta.

Ratkaisin asian ostamalla lisää mappeja ja kaduin sitä aina, kun piti muuttaa. Ja muuttaa on pitänyt monta kertaa.

Kun verkkopankit sähköisine tiliotteineen ja e-laskuineen tulivat, otteeni alkoi lipsua. Postin tuomat paperit jäivät ajelehtimaan pöydille, mistä siirtelin niitä laatikoihin ja kaappeihin. Jos jotain lappusta tarvittiin, etsiminen oli kauhea urakka.

Yhden muuton yhteydessä heitin monen vuoden paperit kylmästi sekajätteisiin. En jaksanut enää välittää, näkisikö joku tietojani. Tonkikoon!

Tätä juttua tehdessäni sain tietää, että paikallinen jätekeskus on alkanut vastaanottaa kuluttajien tietosuojapaperia hintaan 10 euroa kassi. Paperit tulee pudotella nipuissa itse lukollisen roskapöntön luukkuun.

Tieto ilahdutti minua suuresti. Vien paperini mielihyvin jätekeskukseen, vaikka se maksaakin.

Sen sijaan petyin, kun selvisi, että sähköisen tietomateriaalin tuhoamiseen ei ole juuri tarjolla palveluja kuluttajalle. Varmin keino on purkaa tietokoneen kovalevy osiksi itse. En edes tiedä, miltä se näyttää.